Popis pracovního místa
Popis pracovního místa (PPM) poskytuje základní informace o začlenění zaměstnance v organizační struktuře, požadavcích na jeho způsobilost, činnostech, které má provádět a odpovědnostech na daném pracovním místě.
V některých organizacích se také používá pojem Popis pracovní pozice nebo Popis pracovní funkce.
Několik obecných zásad pro tvorbu Popisu pracovního místa:
– PPM by neměl být příliš rozsáhlý
– Struktura všech PPM v organizaci by měla být jednotná
– PPM zpracovává přímý nadřízený zaměstnance
– PPM musí mít každý zaměstnanec a musí s ním být prokazatelně seznámen
– PPM musí být aktualizován.
Popis struktury Popisu pracovního místa
Než začnu blíže popisovat strukturu a obsahovou náplň PPM, doporučuji se nejprve podívat na jeden příklad PPM, který naleznete ZDE.
1) Název a organizační začlenění pracovního místa
Pracovní místo musí mít pochopitelně název, který si zvolí organizace a někdy naznačuje i zařazení z hlediska organizační struktury společnosti nebo jejich procesů. Viz příklad Výstupní kontrolor kvality. I když organizace může mít něco jako katalog Popisů pracovních míst, nemusí mít všichni zaměstnanci na daném pracovním místě stejný PPM. Důvody uvedu níže.
Název profese je spíše pro informaci, mnohé organizace používají název např. z Národní soustavy povolání.
Z PPM by mělo být zřejmé začlenění pracovního místa v organizaci. Zejména v menších organizacích, kdy na daném pracovní místě je jen jeden zaměstnanec, tak by mělo být zřejmé, kterým pracovním místem je zastupováno a naopak, které pracovní místo zastupuje.
2) Požadavky na způsobilost zaměstnance
Obsahuje požadavek na dosažené vzdělání ve vybraných oborech, dobu praxe a dále na znalosti a dovednosti, které by měl zaměstnanec mít pro práci na daném pracovním místě.
Organizace v PPM často mívají i “osobnostní profil”, což jsou vlastnosti potřebné pro výkon na daném pracovním místě. Většina organizací ale tyto vlastnosti při hledání nového zaměstnance neposuzuje, protože to běžným pohovorem nelze zjistit. Pokud má dotyčný o pozici zájem, tak neřekne, že je nepoctivý, nesamostatný… Některé vlastnosti se dají ověřit jedině pomocí speciálních testů, ale v reálné praxi toto dělá jen menší část firem a většinou jen pro manažerské pozice… Proto při tvorbě popisů zvažte, do jaké míry má smysl vypisovat všechny vlastnosti a případně je ještě rozdělovat do úrovní.
Zdravotní způsobilost je v PPM méně často uváděná, ale pro mnoho pracovních míst důležitá. Požadavky na zdravotní způsobilost se stejně musí uvádět do podkladů pro „závodního“ lékaře, který ji pak posuzuje v rámci vstupní nebo následně periodických zdravotních prohlídek.
Všechny informace z této druhé části jsou obvykle využívané v inzerátech při případném hledání nového zaměstnance na toto pracovní místo.
3) Bezpečnostní a zdravotní rizika.
Netřeba rozvádět, protože každá organizace musí ze zákona provést kategorizaci práci z hlediska vlivu na zdraví zaměstnance. Doporučuji tyto informace uvést do popisu daného pracovního místa.
4) Pracovní náplň
V této části by měly být uvedeny všechny činnosti, které má zaměstnanec na daném pracovním místě vykonávat.
Každá organizace by měla mít stanoveny procesy, který jsou důležité pro její fungování a zajistí splnění stanovených cílů. (U organizace se zavedeným systémem řízení podle některé z mezinárodních norem neplatí “by měla” ale “musí”). V rámci jednotlivých procesů jsou vykonávány činnosti a ty vykonávají zaměstnanci (pokud pomineme plně automatizované činnosti a činnosti zajišťované externě). A ty konkrétní činnosti musí být přeneseny do konkrétních popisů pracovních míst.
Jednoduše řečeno v organizaci by neměla být klíčová činnost, kterou vykonává nějaký zaměstnanec, aniž by na ní neměl vazbu ve svém PPM.
80% organizací vytváří pro dané pracovní místo univerzální PPM, který pak dává zaměstnancům podepsat. V praxi ale málokdy všichni zaměstnanci se stejným PPM, dělají všechny činnosti uvedené v tomto univerzálním popise. Například můžete mít 10 výstupních kontrolorů kvality, ale jen dva se dorozumí anglicky a proto tito dva jsou také vysílání na řešení reklamací. Takže je logické, že tito 2 kontroloři budou mít v PPM činnost „Řešení reklamací u zákazníka“, kdežto těch 8 nikoliv.
Nebo můžete mít 7 konstruktérů, ale jen 3 jsou schopni pracovat se speciálním programem pro simulace a proto jen ti 3 konstruktéři budou mít v PPM uvedenou činnost “Simulace …..”. Nebo jeden z těchto konstruktérů je jmenovaný do týmů interních auditorů společnosti, takže je logické, aby právě tento konstruktér měl v PPM navíc činnost „Provádění interních auditů“.
Právě z výše uvedených důvodů doporučuji vytvořit podnikové „vzory“ popisů pracovních míst a ty pak přizpůsobovat pro jednotlivé zaměstnance. A to podle toho, jaké činnosti skutečně vykonávají.
Jelikož PPM nemají být příliš rozsáhlé, doporučuji jednotlivé činnosti uvádět stručně a výstižně a za každou činnost přidat odkaz na dokument, kde je popsáno, jak se daná činnost dělá (samozřejmě pokud to je v nějakém dokumentu popsáno). To je velmi důležité, protože pokud máte zaměstnance, který neplní řádně své povinnosti a nevykonává činnosti jak má, můžete mít problém s jeho postihem nebo i „odejitím“. Může se bránit, že nevěděl, jak to má přesně dělat, a že to dělal dle nejlepšího vědomí a svědomí.
U jednotlivých činnosti dále doporučuji rozlišovat, zda zaměstnanec činnost VYKONÁVÁ nebo na ní SPOLUPRACUJE. Jsou činnosti, které nejsou pro zaměstnance jeho hlavní náplní. Ukázkově např. ta tvorba a aktualizace kontrolních plánů. Kontrolní plány jsou vytvářeny v předvýrobních etapách technology nebo inženýry kvality. Pracovník výstupní kontroly kvality však může být součástí týmu, který tyto kontrolní plány vytváří nebo je připomínkuje. Nebo může dávat podněty k aktualizaci vytvořených kontrolních plánů na základě rozboru výskytu neshod zjištěných při výstupní kontrole.
Dále je nutné myslet na to, že v každé organizaci platí obecné činnosti, které musí nebo naopak nesmí zaměstnanci vykonávat, ať jsou na jakémkoliv pracovním místě. Jsou to činnosti jako:
– Zachovávání mlčenlivosti o privátních věcech organizace
– Neposkytování know-how organizace dalším organizacím (zejména konkurenci)
– Dodržování pravidel třídění odpadů
– Nepoužívání internetu k soukromým účelům v rámci pracovní doby, apod.
Některé organizace mají toto stanoveno v samostatném dokumentu, kterému říkají Pracovní řád nebo Etický kodex. I na tento dokument je důležité se v PPM odkázat. Pokud takový dokument nemáte, je nutné činnosti a povinnosti, které nejsou ošetřeny legislativou, uvést do PPM nebo pracovní smlouvy. Protože pokud přistihnete zaměstnance, že tráví půl pracovní doby hraním her na počítači, opět můžete mít problém ho postihnout, když nebudete mít nikde stanoveno, že to není dovoleno.
5) Periodická školení
Do PPM doporučují uvádět informaci o povinných periodických školeních. Kromě periodického školení BOZP a PO je mnoho zákonem stanovených školení, které musí zaměstnanci pro práci na daném pracovním místě pravidelně absolvovat. Někdy i s vykonáním závěrečné zkoušky. Školení vazačů, řidičů motorových vozíků, školení podle vyhlášky 50/178 sb., atd.
6) Seznámení s PPM
S PPM musí být každý zaměstnanec řádně seznámen a každý zaměstnanec ho musí podepsat. Originál založí personalista do osobní složky zaměstnance a kopii obdrží zaměstnanec.
Závěr:
Popis pracovního místa je důležitý dokument v rámci organizace a jejího řízení lidských zdrojů. U nově příchozích zaměstnanců nebo u stávajících zaměstnanců, kteří byli přeřazeni na jiné pracovní místo, je PPM základem pro tvorbu Adaptačního procesu zaměstnance.
U stávajících zaměstnanců jsou PPM důležitým dokumentem při hodnocení způsobilosti zaměstnanců a plánovaní jejich dalšího rozvoje.
Důležité je PPM pravidelně aktualizovat s ohledem na změny v legislativě, zavádění nových technologií v organizaci, rostoucími požadavky zákazníků, rostoucími znalostmi organizace, apod.
