Znalosti organizace

V revidované normě ISO 9001:2015 se objevil nový požadavek a to určovat znalosti, které jsou potřebné pro fungování jejích procesů a pro dosahování shody produktů a služeb. Jak se s tímto požadavkem vypořádat?

Znalostí, které organizace potřebuje ke svému fungování, je velmi mnoho. Od znalostí zákonů, přes znalosti norem týkajících se jejich produktů až po samotné know-how bezprostředně se týkající produktu nebo služby, které organizace potřebuje pro úspěch v konkurenčním prostředí.

Seznam těchto znalostí by byl dlouhý a jeho tvorba by trvala dlouho. Pro organizaci je důležité mít pořešeny ty klíčové znalosti, které potřebuje pro fungování svých procesů a dosahování shody a co je důležité, nelze je snadno zajistit např. prostřednictvím poskytovatelů (dodavatelů).

Uvedu příklad: Pokud nějaká menší organizace má jednu účetní, která nečekaně nastoupí na mateřskou dovolenou, tak je to sice komplikace, ale účetnictví je „obecná“ znalost, kterou zvládá mnoho jiných lidí nebo se to dá pořešit jako externí služba. Pokud má organizace jen jednoho programátora CNC strojů nebo robotů, tak při ztrátě tohoto člověka může mít dost výrazný problém. Takového specialistu totiž jednoduše a rychle nenahradí. To pak může mít neblahé důsledky na schopnost dodávat výrobky v potřebném množství, ve stanoveném čase a v požadované kvalitě zákazníkovi.

A právě i z tohoto důvodu (a ne jen že to chce norma „ISO“) je dobré udělat si přehled pro organizaci klíčových znalostí a toho, kdo tyto znalosti má. Vytvořit takový přehled není nic těžkého, jen je tomu nutné obětovat trochu času. Při tvorbě přehledu doporučuji zároveň určit i úroveň konkrétní znalosti u konkrétního zaměstnance. Stačí dvě úrovně – něco jako výborná znalost a základní znalost, viz názorný příklad.

S tím se pak dá pracovat, např. když organizace zpracovává plány vzdělávání a rozvoje zaměstnanců. Cílem je, aby každou klíčivou znalost měl víc než jeden zaměstnanec.

Malé organizace mohou mít problém zajistit, aby každou důležitou nebo klíčovou znalost měl víc než jeden zaměstnanec. Těm pak nezbývá, než hledat externí pomoc a spolupráci. 

 

V rámci tohoto příspěvku chci zároveň stručně prezentovat širší pohled na řízení znalostí v organizací, které zahrnuje 3 základní kroky:

Získávání znalostí

Mezi nejběžnější způsoby získávání znalostí patří tyto:

  • vzdělávání a rozvoj znalostí zaměstnanců formou: samostudia a sebevzdělávání, vzdělávání interními školiteli, vzdělávání externími školiteli
  • získání nových zaměstnanců s požadovanými znalostmi
  • získání znalostí od konkurenčních firem, dodavatelských firem, zákazníků, ale i firem z jiných oborů. Toto získávání znalostí může mít nejrůznější podobu, od získání poznatků a informací na konferencích a veletrzích až po nákup patentů nebo licencí.
  • spolupráce s vědeckými pracovišti, vysokými školami a univerzitami
  • získání znalostí na základě zkušeností z návrhu a přípravy nových výrobků/služeb, z řešení problémů během jejich realizace i  z řešení problémů, které se následně projevily u zákazníka.
  • zlepšovací návrhy zaměstnanců. Zaměstnanci mnohdy mají značný potenciál v hledání nových a netradičních řešení a jsou organizace, které jsou si toho dobře vědomy a podporují různé zlepšovatelské aktivity zaměstnanců (s využitím finančních a jiných odměn).
Používání znalostí

Dnes mnohé firmy věnují nemalé finanční prostředky na získávání znalostí, zejména prostřednictvím vzdělávání a rozvoje zaměstnanců. A nemyslím jen povinné vzdělávání vyplývající z požadavků legislativy. Bohužel jen málo firem se pak zabývá tím, jak efektivní to získávání znalostí pro firmu je. Tzn. jestli vynaložené prostředky a úsilí se adekvátně projevuje na dosahovaní lepších výsledků.

A nejde jen o znalosti získané v rámci nějakého drahého externího kurzu. Jsou to i znalosti a zkušenosti získané při řešení problémů. Protože pokud řešíte nějaký problém na výrobku, tak výsledné opatření, které má zamezit opakování problému, může být novou zkušeností/znalostí. Prostě víte, jak problému předejít. Nebo když mu nejde předejít, tak jak ho rychle vyřešit v případě, že se opět vyskytne.

Novou znalost je pochopitelně potřeba poskytnout všem zainteresovaným zaměstnancům a to ústně nebo prostřednictvím dokumentované informace jako je:  FMEA, technologický postup, návodka, kontrolní plán, nouzový plán, apod. Následně je důležité dohlédnout na to, aby se tato znalost uplatňovala, tzn. aby se aktualizovaný technologický postup nebo upravená návodka dodržovala.

Protože mít znalosti, neboli vědět jak, je důležité. Ale stejně důležité je tyto znalosti umět uplatňovat! 

Ochrana znalostí
Třetím a stejně důležitým krokem je ochrana znalosti. Organizace si musí umět ochránit klíčové znalosti, které ji pomáhají udržet si konkurenční výhodu nebo originalitu. To je třeba řešit 2 směry:
1. originální znalosti ochránit prostřednictvím patentu
2. zabránit úniku znalostí prostřednictvím zaměstnanců. A to jednak tím, že klíčové znalosti nebude mít jen jeden zaměstnanec, který když odejde, tak se organizace dostane do problému. Tomu by měl pomoci výše popsaný přehled zobrazující „zastupitelnost“ znalostí. A dále je nutné snížit riziko toho, že zaměstnanec, který je nositelem klíčové znalosti, odejde ke konkurenci. Takoví zaměstnanci by měli být vázání mlčenlivostí a určitou dobou, kterou nesmí po odchodu pracovat u konkurence. To se řeší prostřednictvím pracovní smlouvy, případně navazujících dokumentů.  

Závěr:

Znalosti jsou pro každou organizaci velkým nehmotným bohatstvím. A ta velikost je dána tím, jak organizace dokáže znalosti získávat, uplatňovat a zároveň chránit.

 

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *