Kontext organizace v rámci ISO 9001:2015

Click on the English version.

Kontext organizace

Od září 2015 je v platnosti nové vydání normy ISO 9001. Od února 2016 je platná také v podobě ČSN EN ISO 9001 /1/. Osobně si nemyslím, že by šlo o nějakou zásadní revoluci, nicméně jsou tam některé nové věci a požadavky. Jednou z novinek je i “Kontext organizace” řešen v kapitole 4.

Kontext organizace je kombinace interních a externích aspektů, které mohou mít vliv na přístup organizace při rozvíjení a dosahování cílů. /2/

Aspekt sice není normou definován, ale lze ho brát jako: faktor, hledisko, zřetel….

Jak se s tímto požadavkem vypořádat bez složitého dokumentování?

• aspekt
• rozlišení, zda je interní nebo externí
• dopad na systém managementu kvality organizace, včetně rizik
• význam pro systém managementu kvality a i fungování organizace, který by měl být vyjádřen číselnou hodnotou, procentem, popř. slovním hodnocením.

Příklad přehledu aspektů pro inspiraci naleznete ZDE:

Přezkoumání a případně přehodnocování významu aspektů pak provádět v rámci pravidelného přezkoumání systému managementu kvality vedením, což také norma ČSN EN ISO 9001:2016 požaduje v kapitole 9.3.2.

Potřeby a očekávání zainteresovaných stran

Druhou podkapitolou kapitoly Kontext organizace je podkapitola 4.2 Porozumění potřebám a očekáváním zainteresovaných stran.

Nové vydání normy ČSN EN ISO 9001:2016 říká:

“S ohledem na vliv nebo možný vliv potřeb a očekávání na schopnost organizace trvale poskytovat produkty a služby, které splňují požadavky zákazníka a příslušné požadavky zákonů a předpisů, musí organizace určit:

1. zainteresované strany, které jsou relevantní pro systém managementu kvality;
2. požadavky těchto zainteresovaných stran, které jsou relevantní pro systém managementu kvality

Organizace musí monitorovat a přezkoumávat informace o těchto zainteresovaných stranách a o jejich relevantních požadavcích.” /1/

V novém vydání normy ISO 9001 se ve větší míře – oproti předchozímu vydání – vyskytuje požadavek na plnění požadavků zákonů a předpisů. A toto je jedna z kapitol, kde se tento požadavek uvádí. Je to přiblížení realitě, protože uvedení výrobku nebo služby na trh znamená splnit mnohé zákonné požadavky (od nákupu a skladování některých surovin, přes požadavky na zkoušení a prokazování shody, přes celní řízení až pro pravidla pro reklamační řízení).

Vypořádat se s požadavkem na určení zainteresovaných stran není rovněž složité a stačí je zmínit v Příručce kvality (pokud ji zachováte) nebo zpracovat jednoduchý seznam.  Mezi zainteresované strany lze zařadit:

• Zákazníky (koncoví i zprostředkovatelé)
• Externí poskytovatele (dodavatelé surovin, dodavatelé servisních služeb, konstrukční nebo designové studia, laboratoře a zkušebny, atd.)
• Zaměstnance
• Majitele (akcionáři, mateřská firma)
• Státní správu (celní úřad, hygienická stanice, úřad práce, zkušební ústav, atd.)

Určování, monitorování a přezkoumávání požadavků zainteresovaných stran, které jsou relevantní pro systém managementu kvality, není “novým” požadavkem nebo požadavkem “navíc”. Je to požadavek, který každá organizace běžně dělá i dnes a uvedu i pár příkladů:

• Požadavky zákazníků jsou přezkoumávány – to je standardní záležitost. V původním vydání normy požadavek kapitoly 7.2, v novém vydání normy je toto řešeno v kapitole 8.2.3.
• Pokud nějaký dodavatel surovin má dodací lhůtu na některý materiál 5 dnů, nebo má stanoveno minimální množství pro odběr, tak tyto informace organizace zohledňuje při výběru a hodnocení dodavatele. Pokud je dodavatel jediný, tak množství a termín pro dodávku suroviny musí organizace zohlednit při plánování výroby, aby zajistila splnění požadovaného termínu dodání výrobku zákazníkovi. Nové vydání normy pak toto řeší v kapitolách 8.4.1; 8.4.2; 8.4.3.
• Ve společnostech je běžné, že pokud příjde nějaký zaměstnanec za svým vedoucím, že pro svou práci potřebuje nějaký nástroj, lepší osvětlení nebo rozšíření znalostí, tak je prověřena relevantnost tohoto požadavku. Pokud je relevantní, je následně zajištěno splnění tohoto požadavku. Pokud jste schopni prokázat, že toto děláte, můžete výsledky použít také jako důkaz pro plnění požadavků kapitol 7.1.2; 7.1.3; 7.1.4; 7.2. nového vydání normy.   

Kontext organizace a politika kvality

Politika kvality je i v novém vydání normy požadovaným dokumentem. Norma říká:

“Vrcholové vedení musí vytvořit, zavést a udržovat politiku kvality, která

1. je vhodná pro účely a kontext organizace a podporuje její strategické zaměření;
2. poskytuje rámec pro stanovování cílů kvality;
3. obsahuje závazek plnit příslušné požadavky;
4. obsahuje závazek k neustálému zlepšování systému managementu kvality.” /1/

Z nového vydání normy vypadl požadavek na přezkoumáváni z hlediska vhodnosti, což se zpravidla řešilo v rámci přezkoumání vedením.

Nově se tedy při vytváření politiky kvality musí brát ohled na kontext organizace.

Jak se s tím vším vypořádat? Norma to uvádí velmi obecně. Neříká, jestli se zaměřovat na všechny aspekty nebo na vybrané, např. významné aspekty……….. Prostě má být vhodná i pro kontext organizace.

Doporučuji Politiku kvality uspořádat následovně:

Příklad politiky kvality naleznete ZDE:  

 
V této struktuře může být vytvořena i politika integrovaného systému. Tzn. že jedna politika (jakožto jeden dokument) může být společná pro systémy dle norem ISO 9001, ISO 14001, ISO 22 001, ISO 27 001, OHSAS 18001, ISO/TS 16949, atd. akorát se musí přihlédnout k požadavkům těchto norem.

Takto uspořádaná politika kvality pak umožňuje snadno vytvářet cíle kvality, které jsou přehledné pro zaměstnance, zákazníky, auditory…..

Příklad cílů kvality naleznete ZDE:

Závěr

Kontext organizace je jednou z novinek v novém vydání normy ISO 9001. Nicméně není to nic složitého. Není to nic, kvůli čemu by bylo nutné vytvářet složité dokumenty, které jsou pak pro většinu lidí v organizaci nesrozumitelné a slouží jen pro prezentování auditorům. Je potřeba k tomu přistupovat racionálně a jednoduše, aby to bylo zaměstnancům organizace srozumitelné a mohli se s tím ztotožnit.  

© Martin Dudek

Literatura: